גבייה – כיצד הכי כדאי להתנהל במצבי גבייה?

כל בעל עסק יודע כי התחום הבעייתי ביותר בניהול העסק הינו הגבייה. גביית תשלומים במדינת ישראל הינה אחד המכשולים הגדולים ביותר העומדים בפני כל בעל עסק, גדול כקטן, בין שבתחילת דרכו ובין אם מדובר כבר בעסק ותיק וענף.

מוסר התשלומים הישראלי נחשב לאחד הנמוכים בעולם המערבי. בהשוואה למדינות אחרות בתרבות המערבית, ישראל מדווחת על אחוז גבוה של לקוחות שאינם משלמים במועד ויש להודיע להם כמה הודעות נוספות לאחר מועד התשלום.

הגבייה האקטיבית מלקוחות אינה הצרה היחידה עמה מתמודדים בעלי עסקים. שיטת תשלום של שוטף 30, שוטף 60 ואפילו שוטף 90 הופכת להיות חלק מהשפה היומיומית של כל בעל עסק פרטי בישראל. שיטת תשלום זו מחייבת את בעל העסק לנהל ספר תקבולים תשלומים מסודר ולהיות במעקב מתמיד אחר תשלומים שהתקבלו ואלו שלאו.

מחלקות גבייה

ניהול נכון של העסק מחייב קיום מחלקת גבייה מקצועית ואיכותית הפועלת בצורה שוטפת יחד עם שאר המטלות המבוצעות בכל בית עסק.

כל בית עסק יכול אמנם להיות רווחי על פניו, אולם במהותו, במידה ובעליו לא יצליחו בגביית הסכומים הנדרשים, העסק עלו להפסיד הרבה כספים ואף להיסגר בשל לקוחות חייבים. ניהול מחלקת גבייה מקצועית הינו הכרחי לצורך קיום הפעילות העסקית השוטפת של העסק.

גבייה בעייתי של בית עסק פועלת כמו וירוס מדבק. ארגון שאינו יכול ואינו מסוגל לגבות את הכסף המגיע לו מלקוחות חייבים, לא יהיה מסוגל לשלם לספקים שלו את הסכומים המגיעים להם.

בעיות תזרימיות של עסק שאינו גובה את הכספים שחייבים לו יכולות להביא בסופו של דבר לסגירת בית העסק. נכון להיום, בישראל חוזרים למעלה מ-17,000 שיקים מדי יום ביומו. נתון זה יש בו על מנת להעיד על מוסר התשלומים הישראלי. על מנת לשפר את יכולת הגבייה העסקית ניתן להיעזר בפעולות הבאות:

1. גביית תשלום מראש

גביית תשלום מראש הינה האמצעי הטוב ביותר המסייע לבית העסק להתגונן מפני אפשרות של לקוחות שאינם משלמים בזמן או כאלה שאינם משלמים כלל. במקרים אלו ניתן להיעזר גם בתשלום של שיקים דחויים המצויים בידי נותן השירות ומעניקים לו אסמכתא לבטחון.

2. נהל יומן לקוחות מסודר

ניהול יומן לקוחות כולל את פרטי הלקוח, מספר הטלפון שלו, מספר הח.פ שלו, מועד התשלום שסוכם עם הלקוח, סכום התשלום ואופן ביצועו. כמו כן יכלול היומן רובריקות למילוי הכוללות בדיקה של שליחת דרישת תשלום ושליחת חשבונית. באמצעות היומן תוכל לעקוב אחר התשלומים של לקוחותיך, אחר לקוחות שלא שילומו ולעדכן כאשר הלקוחות משלמים. באופן זה, אף אחד מהתשלומים לא יישכח בתוך אינספור מטלות לביצוע.

3. שמור כל מסמך רלוונטי

בין שהעסק מתנהל דרך המחשב ובין שהוא מתנהל באמצעות ניירות ודפים, יש לשמור כל מסמך רלוונטי להתקשרות בינך לבין הלקוח שלך. מסמכים אלו כוללים את חוזה העבודה מראש, את פרטי חוזה העבודה, את ההסכמים על התשלום, את מהות העבודה כפי שסוכמה ביניכם, מה היא כוללת ועוד. כמו כן, במידה ונעשה בעבודה שימוש בחומרים שעליך לרכוש, שמור כל קבלה רלוונטית והכנס אותה לסכום הסופי. באופן כזה תוכל תמיד לסמך את דבריך על הכתוב.

4. הימנע מפעולה רגשית בגבייה

עסקים צעירים וקטנים חוששים פעמים רבות לגבות סכומי כסף שלקוחות חייבים להם. למעשה, הלקוח הוא זה שצריך להרגיש לא נעים במקרה שלא שילם. שיחת טלפון, מייל ודרישה לתשלום מיידי אינן חוצפה במסגרת פעילות עסקית שוטפת, במידה והלקוח שלך כבר קיבל את השירות המגיע לו.